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Ratgeber Business-Knigge: Mehr Erfolg mit richtigem Benehmen

Wer im Geschäftsleben erfolgreich sein will, legt Wert auf gutes Benehmen. Ein respektvoller und freundlicher Umgang ist eine der wichtigsten Grundlagen für gute Geschäfte – aber auch eine Voraussetzung für die erfolgreiche Karriere als Angestellter. Kein Wunder: Unser Gegenüber entscheidet im Bruchteil einer Sekunde, ob er oder sie mit uns zusammenarbeiten möchten. Lange bevor Abschluss oder Ausbildung eine Rolle spielen, wirkt der berühmt-berüchtigte erste Eindruck: Durch unsere Haltung, unsere Kleidung, die Art wie wir uns artikulieren. Wir haben einige Tipps für den Berufsalltag, wie Sie die gröbsten Fettnäpfchen elegant umgehen.

Wer war Knigge?

Knigge ist der Inbegriff guten Benehmens. Adolph Freiherr von Knigge verfasste im 18. Jahrhundert einst ein Buch, betitelt „Über den Umgang mit Menschen“. Diesem wird im Prinzip alles zugeschrieben, was mit tadellosem Verhalten zu tun hat – wenngleich der Autor kein Wort darüber verliert, wie man richtig mit Gabel und Messer isst. Stattdessen ging es Knigge vor allem um Aufklärung.

Zu seinen Lebzeiten herrschten Fürsten über Menschen, die wiederum so wenig mit den Umgangsformen an den Höfen vertraut waren, dass sie sich von den Fürsten gnadenlos ausnutzen ließen. Knigge gab den Menschen einen Leitfaden an die Hand, der ihre Position am Hofe stärkte.

Das Ziel: Ein zivilisiertes, konfliktfreies Miteinander, das auf Höflichkeit und Respekt ebenso beruht wie auf dem Bewahren der eigenen Würde. Sein Duktus: „Handle selbstständig! Verleugne nicht Deine Grundsätze, Deinen Stand, Deine Geburt, Deine Erziehung; so werden Hohe und Niedere Dir ihre Achtung nicht versagen können“ geriet im Lauf der Jahre jedoch in Vergessenheit – übrig blieb die Annahme, es handle sich um eine reine Anstandsbibel. Dabei sind viele der Grundsätze bis heute aktuell, das Buch bietet Orientierung in uns unbekannten Situationen.

Distanzzonen

Im privaten Bereich kommen wir unserem Gegenüber im Dialog auch mal näher, manchmal berühren wir im Gespräch sogar den Arm des Gesprächspartners. Das ist im beruflichen Bereich eher unangebracht. Jeder Mensch hat eine Komfortzone um sich herum, meist einen Abstand von etwa einem halben Meter. Dringt eine fremde Person in diese ein, empfinden das schnell als unangenehm und übergriffig – distanzlos eben.

Ebenso wichtig wie die richtige Distanz zu wahren, ist die Körpersprache dabei. Ein freundlicher Gesichtsausdruck, eine zugewandte, aber nicht bedrohlich wirkende Körperhaltung (indem Sie sich etwa dem Gesprächspartner weit entgegenbeugen) und Blickkontakt wirken angenehm.

Kleider machen Leute

Dieses Sprichwort kommt nicht von ungefähr, stellt die Kleidung doch ein Kriterium dar, das maßgeblich zum ersten Eindruck beiträgt. Dabei sollte die Kleidung stets zum Anlass passen. Stimmen Sie Ihr Outfit außerdem auf das Gegenüber ab. Bei Kundenterminen schafft es einen psychologischen Vorteil, wenn Ihr Outfit geringfügig besser ist als das Ihres Kunden.

Grundsätzlich ist es hilfreich, sich vor einem Bewerbungsgespräch auf der Webseite zu informieren, bei Geschäftsterminen klassisch konservativ aufzutreten und sich im Zweifelsfall bei Freunden oder Kollegen zu informieren, welcher Dresscode in der jeweiligen Branche so üblich ist.

Business Dress für Männer

Bei der Wahl der Farbe gelten dezente Farben. Grau wirkt dezent, strahlt dabei jedoch dennoch Kompetenz aus; dunkelblau steht für Vertrauen und Verlässlichkeit; ein brauner Anzug hingegen vermittelt Sicherheit und lässt Sie in einem freundlichen, kompetenten Licht erscheinen. Der weitverbreitete schwarze Anzug hingegen strahlt Autorität und Würde aus und sollte deshalb für spezielle Anlässe aufbewahrt werden.

Aus dem Anzug heraus schauen Ärmelkragen und Hemdmanschetten, die Krawatte rundet den Gesamteindruck ab. Vermeiden Sie lustige Comickrawatten – kräftige Farben sind hingegen okay, wenn sie zum Anzug passen. Das Hemd ist am besten klassisch weiß oder in einem hellen Pastellton.

Schuhe mit Ledersohle wirken stilvoller als Plastiksohlen. Dabei passen die Schuhe stets zum Gürtel – der wiederum nicht metallisch ist oder auffällige Schnallen hat.

Anzugfarben

Dresscode für Frauen

Ebenso konservativ wie die Kleidung von Männern treten Frauen bei Geschäftsterminen auf. Dazu gehört meist ein Kostüm oder ein Hosenanzug in dezenten Farben. Die (geschlossenen) Schuhe passen zum Outfit und haben keine Absätze von mehr als 6 cm. Es schickt sich nicht, zu viel Haut zu zeigen: Tiefe Ausschnitte und allzu kurze Röcke sind also tabu. Der Rock sollte stets eine Handbreit über das Knie ragen, die nackte Haut mit einer Strumpfhose bedeckt sein.

Pünktlichkeit

Es macht sich nicht gut, wenn Sie stets als Letztes zu Meetings erscheinen, schweißtriefend in den Besprechungsraum platzen und die Begrüßungsrunde unterbrechen, um am Ende die Hälfte der Unterlagen vergessen zu haben. Das wirkt sowohl planlos als auch unvorbereitet. Besser: Betreten Sie den Raum einige Minuten vor Besprechungsbeginn, sammeln Sie sich und kommen Sie in Ruhe an. Eine Souveränität, die auch auf andere Teilnehmer abstrahlt.

Terminvereinbarungen

In Deutschland ist es komplett unüblich, wichtige Dinge unangekündigt besprechen zu wollen und damit andere Menschen von der Arbeit abzuhalten. Stattdessen werden für wichtige Belange (auch Telefonate) Termine vereinbart.

Auch Termine für Verhandlungen erreichen Sie in der Regel bereits einige Tage oder Wochen vorher. Teilweise wird die Tagesordnung direkt mitgeliefert. Es ist üblich, dass 1-2 Tage vor dem Termin eine Rückbestätigung bzw. Erinnerung an den Termin ausgesprochen wird.

Begrüßung

Bei der Begrüßung gilt es eine feststehende Reihenfolge zu beachten:

  • Zuerst wird die ranghöchste Person begrüßt – egal, ob eine Dame anwesend ist oder nicht. Nachdem der Rangniedere den -höheren verbal begrüßt hat, streckt dieser die Hand zum Gruß aus. Unter Umständen ist es sinnvoll, sich schon vor dem Gespräch damit auseinanderzusetzen, wer die ranghöchste anwesende Person sein wird.
  • Danach gilt: ältere Personen vor jüngeren, Damen vor Herren.

Ein „angenehm“ als Begrüßung reicht dabei vollkommen aus, der Handkuss wie das ausführliche „ich freue mich, Sie kennenzulernen“ sind aus der Mode gekommen und wirken reichlich affektiert. Der freundliche Blick in die Augen des Gegenübers signalisiert Aufmerksamkeit. Ein Händedruck – wenn er bei der Begrüßung erfolgt – sollte weder zu lasch noch zu fest sein, daraus lesen besonders Führungskräfte bereits viel.

Bei der Begrüßung gilt: Wer den anderen als Erstes sieht, der begrüßt ihn auch zuerst. Wer in einen Raum eintritt oder sich zu einer Gruppe hinzugesellt, der begrüßt die bereits anwesenden Personen. Bringen Sie zu einem Meeting einen Kollegen mit, übernehmen Sie dessen Vorstellung in der Runde. Nennen Sie dabei neben dem vollen Vor- und Nachnamen auch den akademischen Titel sowie seine Position im Unternehmen.

Ein verbaler Gruß wird in der Regel immer mit der gleichen Grußformel erwidert. Vermeiden Sie Stühle oder Schreibtische bei der Begrüßung. Das signalisiert Interesse und baut direkt von Beginn an eine Bindung auf. Werden Sie auf dem Gang gegrüßt, grüßen Sie immer zurück. Nicht zu grüßen gilt als sehr unhöflich.

Visitenkarten

Es ist bis heute ein weitverbreiteter Brauch, bei geschäftlichen Terminen Visitenkarten auszutauschen. Einen groben Fauxpas stellt es dar, die Karte ungesehen in der Tasche verschwinden zu lassen. Nehmen Sie sich Zeit, die Karte zu lesen, bevor Sie diese sorgfältig in Ihren Unterlagen verstauen. Merken Sie sich dabei auch direkt den vollen Namen, akademischen Grad und die Position der Person im Unternehmen. Sprechen Sie die Person ab diesem Zeitpunkt mit dem akademischen Grad an, das zeigt Respekt.

Der richtige Zeitpunkt für die Übergabe der Visitenkarte ist dabei direkt nach der Begrüßung. Die Reihenfolge beginnt auch hier beim ranghöchsten Gast, der dem ranghöchsten Gastgeber die Karte überreicht, dann den anderen Gastgebern in absteigender Reihenfolge. Anschließend erhalten die Gäste die Visitenkarten der Gastgeber nach den gleichen Regeln.

Vergessen Sie niemals die eigenen Visitenkarten! Das wirkt nicht nur unprofessionell, sondern signalisiert dem Gegenüber auch, dass ein weiterer Austausch nicht erwünscht ist.

Handschlag
Bei der Begrüßung und dem Vorstellen ist das Hände schütteln meist unerlässlich. Ein professioneller Händedruck sollte nicht zu fest und nicht zu lasch sein. ©FotolEdhar #106315485 / fotolia.com

Anrede: Du oder Sie?

Grundsätzlich gibt es keinen Grund, sich auf geschäftlicher Ebene zu duzen – es sei denn, das unternehmerische Umfeld ist so locker, dass ein „Sie“ affektiert wirkt. Vor allem in der Medien- und Werbebranche sowie dem Handel hat sich das das „Du“ in den letzten Jahren weit verbreitet. Warten Sie dabei jedoch darauf, wie Ihr gegenüber das handhabt. Stellt er sich direkt mit Vornamen vor und bietet das „Du“ an, wissen Sie Bescheid. Ansonsten gilt: Das „Du“ bietet immer der Ranghöhere an.

Geht es förmlicher zu, vernachlässigen Sie auch nicht den akademischen Grad Ihres Gegenübers. Dabei gilt: Nur Doktoren- und Professorentitel werden genannt. Hat der Gesprächspartner gleich mehrere davon, wird nur der höchste Titel zur Anrede genutzt. Verzichten Sie nur dann auf die Nennung des Titels, wenn Ihr Gegenüber dies anbietet.

In Betrieben ist das „Du“ hilfreich für das Betriebsklima. Wer sich duzt, spricht Probleme jedoch gleichzeitig weniger gern an.

Kritischer noch als im informellen Gespräch ist die korrekte Anrede, beziehungsweise die angemessene Grußformel im Geschäftsbrief oder einer geschäftlichen Email. Hier gelten bisweilen ganz eigene und relativ strukturierte Regeln. Dennoch bleibt ein gewisser Raum, um die eigene Kreativität sowie das sprachliche Ausdrucksvermögen unter Beweis zu stellen. Wichtig ist hier, stets Professionalität zu wahren und nicht in eine zu sehr umgangssprachliche Tonalität zu fallen.

Etikette via E-Mail

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und erreicht den Empfänger binnen kürzester Zeit. Entsprechend neigt man dazu, E-Mails weniger sorgfältig als Briefe zu verfassen: Schnell weicht das „Sehr geehrte/r…“ einem flapsigen „Hallo“, Abkürzungen weichen gängigen Floskeln und auch die Rechtschreibung wird nicht mehr kontrolliert. Vermeiden Sie formlose E-Mails im Schriftverkehr nach Außen – immerhin repräsentiert eine E-Mail auch das Unternehmen, Ausnahmen sollte es nur nach innen geben. Punkte, die es im E-Mail-Verkehr zu beachten gilt:

  • Anrede und Verabschiedung nicht vergessen
  • Betreffzeile ausfüllen
  • Rechtschreibung beachten und Absätze einfügen
  • Keine Smileys
  • Im Falle längerer Abwesenheit nutzen Sie einen Autoresponder. Nicht zu antworten gilt als unhöflich.

Etikette am Telefon

In Deutschland ist es – im Gegensatz zu den meisten Ländern der Welt – üblich, sich mit seinem Nachnamen zu melden, wenn man ans Telefon geht. Auch wenn Sie woanders anrufen, wo man Sie noch nicht kennt, sind die richtigen Umgangsformen wichtig: Stellen Sie sich und Ihr Anliegen so vor, dass Ihr Gesprächspartner direkt weiß, worum es geht. Das Telefon sollte etwa nach dem zweiten Klingeln abgehoben werden. Essen, Trinken und Rauchen sind während eines Telefonats nicht gern „gesehen“. Fassen Sie am Ende des Gesprächs Kernaussagen zusammen und sprechen Sie gegebenenfalls das weitere Vorgehen ab. Besondere Regeln gelten auch für ein Telefoninterview.

Smalltalk

Richtlinien für geschäftliche Telefonate

Ein Smalltalk zwischendurch bietet die Möglichkeit, einander kennenzulernen, Gemeinsamkeiten zu entdecken und sich dem Gegenüber bestenfalls als interessanter Ansprechpartner für einige Bereiche zu präsentieren. Bleiben Sie ihm positiv im Gedächtnis, meldet er sich eventuell mit einem Anliegen später wieder. Das schaffen Sie jedoch keinesfalls mit ewiger Miesepeter-Stimmung. Vermeiden Sie dauernde Nörgelei ebenso wie Themen, die zu Differenzen führen könnten. Politische Debatten oder kritische Einstellungen sind Tabu, stattdessen zählen positive Themenbereiche.

Treffen Sie jemanden zum ersten Mal, stellen Sie sich kurz mit Namen vor. Verzichten Sie beim Smalltalk jedoch auf Visitenkarten.

Es reicht aus, wenn die Themen des Smalltalks oberflächlich sind – mit emotionalen Belangen überfordern Sie Ihre Gesprächspartner eventuell sogar. Es geht auch nicht darum, als besonders witzig oder gebildet zu wirken – Freundlichkeit und die Kontaktaufnahme über das Gespräch reichen zunächst vollkommen aus. Das Ziel ist schließlich nicht, den Alleinunterhalter zu mimen, sondern nur, die Atmosphäre etwas zu entspannen.

Hören Sie Ihrem Gegenüber zu, bringen Sie sich in das Gespräch ein und beziehen Sie sich mit Ihren Aussagen auf Äußerungen des Gegenübers. Besonderes Interesse zeigen Sie außerdem durch (offene) Fragen.

Soll das Gespräch nach dem Meeting im Auto eine Fortsetzung finden und ein Mensch bietet Ihnen eine Mitfahrgelegenheit an, setzen Sie sich keinesfalls nach hinten ins Auto – es sei denn, der Mensch ist Ihr Chauffeur.

Themen für den Smalltalk

Besonders geeignet für den Smalltalk sind unverfängliche Themen wie das Wetter, Reisen, Sport oder andere Themen, die wenig Konfliktpotenzial bieten. Fragen nach dem Gehalt sind ebenso tabu wie nach der Religion oder zu politischen Überzeugungen:

Einstiegsthemen

  • Wetter
  • aktuelle Veranstaltung
  • Veranstaltungsort: Umfeld, Land, Region, Stadt
  • Ihre Herkunft
  • Das leibliche Wohl: Essen & Trinken
  • aktuelle Nachrichten
  • Sport
  • Autos
  • Medien: Literatur, Zeitungen, Zeitschriften, Kinofilme, Fernsehen, Internet

Weiterführende Themen

  • Kinder
  • Gemeinsamkeiten und Hobbys
  • Urlaub bzw. Urlaubsziele

Kritisch Themen (meiden Sie diese unbedingt)

  • Politik
  • Ehe bzw. Beziehung
  • Geld
  • Krankheiten
  • Kritik am Gastgeber
  • Religion
  • Konkurrenz

Höflichkeit

Bewahren Sie auch in Stresssituationen die Ruhe. Es mag schwierig sein, nicht immer gleich aus der Haut zu fahren und die Wut am Gegenüber auszulassen, doch wirkt ein wutverzerrtes Gesicht wenig souverän. Zeigen Sie dem Gegenüber, dass Sie auch in schwierigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren und auch in hektischen Situationen ein guter Zuhörer sind. Wer sich von Natur aus schnell aufregt, kann mit gezielten Übungen und Strategien die eigene Gelassenheit steigern.

Es gehört sich, Ihre Gäste bei einem Besuch in Ihrem Unternehmen durch die Räumlichkeiten zu begleiten und nicht blind umherirren zu lassen. Besucher fühlen sich besser aufgehoben, wenn sie in Empfang genommen und zum Abschied zur Tür gebracht werden.

Unhöflich ist es auch, bei Geschäftstreffen ständig ans Telefon zu gehen. Das stört zum einen den Fortgang von Gesprächen, zum anderen signalisieren Sie dem Gegenüber so, dass andere Personen wichtiger sind als er. Beschränken Sie Telefonate auf wirklich wichtige Anrufe. Lassen Sie das Telefon so lange in der Tasche (nicht demonstrativ auf dem Tisch) und vermeiden Sie unseriöse Klingeltöne.

Smalltalk
Guter Smalltalk ist immer unverfänglich und vermeidet potenziell unangenehme oder gar Streit-Themen. Auch in entspannter Atmosphäre gelten immer die Regeln der Höflichkeit. ©Robert Kneschke #97268815 / fotolia.com

Kritik üben

Niemand hört sich gern an, was alles falsch gelaufen ist. Noch unangenehmer ist Kritik, die in der Öffentlichkeit an Menschen herangetragen wird. Deshalb: Sparen Sie sich Kritik immer für ein Gespräch unter vier Augen auf und stellen Sie Mitarbeiter, Kollegen und Chefs nicht vor dem kompletten Team bloß.

Auch hilft es, Kritik speziell auf eine Situation hin zu äußern und sich pauschales Fehlverhalten zu sparen – „nie“ und „immer“ sind Worte, bei denen viele – zurecht – auf Durchzug schalten oder sich persönlich angegriffen fühlen.

Umgekehrt sind auch Komplimente nicht verkehrt. Bleiben Sie dabei jedoch stets unverfänglich. Gerade Männer sollten bei Komplimenten gegenüber weiblichen Mitarbeitern Vorsicht walten lassen – und positive Äußerungen auf Leistungen und Charakterzüge, nicht das gute Aussehen beschränken.

Allgemeine Tipps

Die besten Benimmregeln helfen nichts, wenn Sie damit wirken, als seien diese einstudiert. Führungskräfte haben nicht selten eine einigermaßen gute Menschenkenntnis und merken schnell, wenn Sie sich verbiegen. Bleiben Sie stets authentisch und höflich, ohne die Regeln sklavisch zu befolgen. Mit drei einfachen Regeln lässt sich dem Business-Knigge dabei der eigene Stempel aufdrücken:

  • Machen Sie sich mit dem Umfeld und seinen Konventionen vertraut. Nur wer die Regeln kennt, kann das Gegenüber einschätzen. Welche Sie davon befolgen, obliegt am Ende Ihrem Entscheidungsspielraum.
  • Kennen Sie sich selbst – und Ihre Stolperfallen gleich mit. Wer sich bewusst ist, im Gespräch anderen ins Wort zu fallen, zu nuscheln oder zu schnell zu sprechen, kann im Gespräch aktiv darauf achten und wenigstens Nuancen verbessern.
  • Es hilft auch, einen Regelbruch zu kommentieren. Das Gegenüber weiß dann, wieso Sie handeln wie Sie handeln und wird Ihr Verhalten nicht als mangelnden Respekt deuten.

Vorsicht geboten ist auch im Ausland: Was in Deutschland als höflich gilt, muss andernorts noch lange nicht zum guten Ton gehören. Informieren Sie sich vor eine Geschäftsreise ins Ausland über die Do’s and Dont‘s eines Landes. Die IHK Halle hat hier einen umfangreichen PDF-Ratgeber mit dem Titel „Business-Knigge: Vom Handkuss in Polen bis zum Ganbei! in China“ herausgebracht.

Geschäftsessen

Geschäftsessen
Ein Geschäftsessen und ein Glas Wein – das geht gut zusammen, ist aber kein Zwang. Zu tief ins Glas schauen hingegen geht gar nicht und hinterlässt einen schlechten Eindruck. ©Rawpixel.com #116032736 / fotolia.com

Geschäftsessen finden meist zu Vertragsabschlüssen oder dem gegenseitigen Kennenlernen statt. Auch wenn die Atmosphäre lockerer ist, schadet es keinesfalls, sich wie bei einer Geschäftsverhandlung zu verhalten. Pünktlichkeit ist hier ebenso gefragt wie ein Business-Look, mindestens aber ein Business-Casual-Look.

Die Gesprächsthemen hängen davon ab, wie gut Sie Ihren Gesprächspartner kennen. Persönliche Themen bleiben meist zugunsten eines lockeren Smalltalks außen vor. Geschäftliche Themen warten in der Regel bis nach dem Dessert. Abmachungen werden am Ende in der Regel mit einem Handschlag besiegelt.

Wichtig sind bei einem Geschäftsessen vor allem auch die Tischmanieren. Warten Sie gegebenenfalls das Gespräch des Gastgebers ab und orientieren Sie sich an den anderen Menschen am Tisch. Liegen mehrere Bestecke auf dem Tisch, arbeiten Sie sich von außen nach innen (zum Teller hin) vor. Gegessen wird bei jedem Gang erst, wenn alle Personen am Tisch das Essen erhalten haben.

Alkohol ist bei abendlichen Geschäftsessen erlaubt, jedoch auch kein Zwang. Vermeiden Sie es in jedem Fall, zu viel zu trinken.

Fazit

Die Etikette hilft im Geschäftsleben beim Umgang mit Kollegen und Geschäftspartnern. Nur wer sie beherrscht, hinterlässt stets einen guten Eindruck. Es ist dieser gute Eindruck, an den sich unsere Kollegen und Kunden positiv erinnern. Wer es schafft immer einen positiven Eindruck zu hinterlassen, der kommt auch – allgemeine Kompetenz vorausgesetzt – in der Businesswelt immer weiter nach vorne.