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Projektassistenz im Projektbüro


intelliExperts GmbH
Berlin Vollzeit
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Projektassistenz im Projektbüro

Unternehmen: Hersteller von Life-Sciences-Produkten
Standort: Berlin
Start: Schnellstmöglich
Kapazität: Drei bis fünf Tage pro Woche
Laufzeit: 12 Monate, Verlängerung wahrscheinlich

Aufgabe und Verantwortungen

Unterstützung des Projektleiters bei der Erstellung von Projektplänen

  • Projektstrukturplan
  • Arbeitspaket-Beschreibung
  • Terminplan
  • Projektorganisation
  • Projektkommunikationsplan
  • Meilensteinplan
  • Funktionendiagramm
  • Umfeldanalyse
     
  • Erstellung von standardisierten Templates aller Art wie z.B. Arbeitspaketbeschreibungen, Statusberichte, Rollenbeschreibungen
  • Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Projektteams (Koordination des Aufbaus der IT- Infrastruktur, Beschaffung von Projekt-Räumlichkeiten, Büromaterial, etc.)
  • Erstellung von Projektstatusberichten
  • Erstellung von Präsentationen zum Projektstatus für verschiedene Zielgruppen (Projektteam, Projektleiter, Auftraggeber, Lenkungsausschuss, etc.)
  • Aktualisierung der Projektpläne
  • Terminkoordination von Projektmeetings
  • Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings und Workshops (Druck der Unterlagen, Vorbereitung von Flip-Charts, Verpflegung, Sicherstellung der räumlichen Infrastruktur mit PC, Beamer, etc.)
  • Erstellung und Versendung von Meeting-Protokollen
  • Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo-Listen
  • Ablage und Verwaltung von Projektdokumenten (elektronisch und in Papierform)
  • Überblick über Abwesenheiten der Projektmitarbeiter
  • Ansprechpartner für das Projektteam für administrative Fragen aller Art
  • Erstellung bzw. Pflege des Projekthandbuches
  • Vervollständigung der Projektdokumentation (elektronisch und in Papierform)
  • Archivierung der Projektdokumente

Persönliche Anforderungen

  • Sehr gutes Verständnis von Prozessen im Bio-Pharma-Bereich
  • Sehr wichtig: selbständige und proaktive Arbeitsweise
  • Kommunikativ
  • Empathisch im Umgang / Interagieren
  • Stressfest

Ansprechpartner:

Birgit Poths, Recruiting Manager
birgit.poths@intelliexperts.de

intelliExperts GmbH, Sanderglacisstraße 9a, 97072 Würzburg

fon +49 931 30580955

 

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Arbeitsort: Berlin