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7 wissenswerte Fakten zur Abmahnung durch den Arbeitgeber

Abmahnung Letzter Schritt vor der Kündigung: Mit einer Abmahnung drückt der Arbeitgeber formell seine Missbilligung eines Verhaltens aus, mit dem ein Mitarbeiter arbeitsvertragliche Pflichten in beträchtlichem Maße verletzt. Da eine fristlose Kündigung - selbst wenn sie aus wichtigem Grund erfolgt - einschneidende und sehr oft existenzielle Folgen für den betroffenen Mitarbeiter hat, muss ihr so gut wie immer eine Abmahnung als ultimative Aufforderung zur Korrektur des Fehlverhaltens vorausgehen.

1. Arbeitsrechtliche Grundlage und Zweck der Abmahnung

Beabsichtigt ein Arbeitgeber, das Arbeitsverhältnis mit einem Mitarbeiter wegen dessen Fehlverhalten zu beenden, so muss im Regelfall eine Abmahnung mit entsprechendem Eintrag in die Personalakte erfolgt sein. Das gilt sowohl für die fristgerechte ("ordentliche") als auch für die fristlose ("außerordentliche") verhaltensbedingte Kündigung.

2. Ermahnung vs. Abmahnung?

Eine Abmahnung deutet fast immer unmissverständlich auf die baldige Kündigung hin, sollte sich das beanstandete Fehlverhalten wiederholen. Dagegen stellt die Ermahnung durch den Arbeitgeber eine mildere Form dar, Unzufriedenheit und den Wunsch nach Verhaltenskorrektur zu äußern. Rechtliche Relevanz besitzt eine solche Rüge normalerweise jedoch nur im Vorfeld einer späteren Abmahnung, selbst schriftliche Ermahnungen ersetzen die Abmahnung nicht von vornherein.

3. Wann darf eine fristlose Kündigung auch ohne Abmahnung erfolgen?

Der Gesetzgeber definiert die Abmahnung vonseiten des Arbeitgebers als Warnsignal und Instrument, den Mitarbeiter dazu zu bewegen, eine verhaltensbedingte Entlassung zu vermeiden. Eine fristlose Kündigung ist nur dann wirksam, wenn es dem Kündigungsberechtigten nicht zugemutet werden kann, das Arbeitsverhältnis bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist fortzusetzen. Bei einer nachhaltigen, absehbaren oder absichtlichen Erschütterung des Vertrauensverhältnisses jedoch braucht dieser brachialen Maßnahme keine Abmahnung vorauszugehen. Dieser Fall tritt ein, wenn der Arbeitnehmer eine oder mehrere Straftaten begeht, die den Arbeitgeber schädigen. Schwerwiegende Verstöße gegen den Arbeitsvertrag, bei denen der Arbeitnehmer bewusst das Risiko einer Kündigung eingeht, zählen ebenfalls dazu.

4. Funktion, Form und erforderliche Inhalte der Abmahnung

Eine Abmahnung darf keine kaschierte Vorwegnahme einer Kündigung sein. Sie dient dazu, das missbilligte Benehmen zu dokumentieren, auf die Notwendigkeit einer Verhaltensänderung hinzuweisen und vor den Folgen bei Wiederholung/Fortsetzung des pflichtwidrigen Verhaltens zu warnen. Diese gesetzlich definierten Funktionen legen nahe, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer in schriftlicher Form zugehen sollte. Sie kann allerdings auch mündlich erfolgen. Im Streitfall muss der Arbeitgeber jedoch eindeutig nachweisen können, dass er das Fehlverhalten bereits thematisiert und entsprechende Konsequenzen angedroht hat. Eine Kopie oder zumindest eine Notiz wird der Personalakte beigeheftet. Die inhaltlichen Bestandteile einer rechtlich wirksamen Abmahnung orientieren sich an ihrer Funktion:

Hinweisfunktion

Die Abmahnung hat das beanstandete Verhalten eindeutig nachvollziehbar aufzuzeigen und darf nicht bloß allgemein auf die Verletzung einer oder mehrerer Vertragspflichten hinweisen.
Beispiel: Es genügt nicht festzustellen, dass der Betroffene "unpünktlich" zur Arbeit erschienen sei, sondern Tag(e), Uhrzeit des Eintreffens und Ausmaß der Verspätung müssen konkret benannt werden.

Ermahnung

Aus der Abmahnung muss klar hervorgehen, dass der Arbeitnehmer durch das bezeichnete Verhalten gegen die Vertragspflichten verstoßen hat. Er wird aufgefordert, künftig gemäß dem Arbeitsvertrag zu handeln.
Beispiel: Kommt es zur Abmahnung, weil der Mitarbeiter verbotenerweise Alkohol während der Arbeitszeit getrunken hat, muss - nach Möglichkeit unter Verweis auf die entsprechende Ziffer bzw. den Paragrafen im Arbeitsvertrag - für die Zukunft vertragsgemäßes Verhalten eingefordert werden.

Warnung

Die rechtlichen Konsequenzen im Fall einer weiteren Verletzung der Vertragspflichten müssen aus der Abmahnung klar und eindringlich hervorgehen.

5. Abmahnungen ohne Wirkung

Selbst wenn sie zweifelsfrei berechtigt ist, besitzt nicht jede Abmahnung rechtliche Relevanz.
Beispiele:

  • Erteilt ein Arbeitgeber demselben Mitarbeiter wegen wiederholter Pflichtverletzungen mehrere Abmahnungen, ohne dass es zu einer Kündigung kommt, dann kann dieser im Falle eines Rechtsstreits geltend machen, dass er mit der darin angedrohten Kündigung de facto nicht rechnen musste. Unter Umständen muss sich der Arbeitgeber sogar dem Vorwurf des Mobbings stellen, falls Häufigkeit und dichte Abfolge der Abmahnungen das Ausmaß einer Belästigung annehmen.
  • Mit der Abmahnung verwirkt der Arbeitgeber das Recht, dem Arbeitnehmer wegen exakt dieser beanstandeten Pflichtverletzung zu kündigen. Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber nachträglich zusätzliche Informationen erhält, die belegen, dass die angemahnte Verletzung der Vertragspflichten ein größeres Ausmaß hatte als zunächst ersichtlich gewesen ist.
  • Sehr lange zurückliegende Abmahnungen sind ebenfalls in den meisten Fällen irrelevant, falls es zum Prozess um eine außerordentliche Kündigung kommt. Liegt ein gleichartiger oder ähnlicher Regelverstoß zwei oder mehr Jahre zurück, dann darf der Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht ohne Weiteres unter Verweis auf das beanstandete Fehlverhalten fristlos entlassen.

6. Wie kann sich der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung wehren?

Durch ihren Eintrag in die Personalakte kann eine Abmahnung für den betroffenen Mitarbeiter negative Auswirkungen haben, sowohl was seinen weiteren Werdegang in der Firma als auch das zu erwartende Arbeitszeugnis angeht. Es stehen ihm eine Reihe von Gegenmaßnahmen offen, darunter:

  • einfach abzuwarten und gegebenenfalls, zum Beispiel vor Gericht, darzulegen, dass die infrage stehende Abmahnung grundlos erfolgte
  • eine Gegendarstellung des Sachverhalts aus seiner Sicht als Anlage zur Personalakte abzugeben
  • die Firmenleitung aufzufordern, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen
  • eine Beschwerde beim Betriebsrat
  • der Rechtsweg

7. Wann MUSS eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Grundlose, unberechtigte oder längst "überholte" Abmahnungen haben in den Personalunterlagen nichts zu suchen, insbesondere, wenn der Arbeitnehmer sich über lange Zeit einwandfrei verhalten hat. Er kann von der Firmenleitung verlangen, die Abmahnung aus seiner Akte zu entfernen (eine eindeutige Verjährungsfrist für Abmahnungen definiert der Gesetzgeber nicht, dies wird individuell nach Sachlage entschieden). Dies gilt ebenfalls für eine nur teilweise berechtigte Abmahnung: Listet der Arbeitgeber mehrere Verstöße auf, die in ihrer Summe zur Abmahnung führten, und sind einige dieser Vorwürfe unberechtigt, so ist die Abmahnung als Ganzes gegenstandslos und muss vollständig aus der Personalakte gelöscht werden.