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Produktivität steigern durch gutes Zeitmanagement

Türme nicht erledigter Aufgaben, doch es kommen dauerhaft und gnadenlos Neue dazu – Sie sehen keinen Ausweg? Termine die kaum vorüber sind und schon beginnen die Nächsten – Sie wissen nicht mal mehr wann Ihre letzte Pause war? Außerdem platzt Ihr E-Mail-Posteingang aus allen Nähten? Wenn Ihr Arbeitsalltag genauso aussieht, dann müssen Sie dringend an Ihrem Zeitmanagement arbeiten!

Was steckt hinter dem Begriff?

Der Begriff des Zeitmanagements steht für Planungs- und Organisationsmethoden. Ziel ist es, anstehende Termine und Aufgaben in einem bestimmten Zeitfenster zu erledigen. Durch geeignete Handhabung ist es möglich, To-Dos so anzugehen, dass Sie mehr abarbeiten können. So gestalten Sie Ihren Alltag sinnvoller und effektiver. Genau genommen, geht es also nicht darum Zeit, sondern Arbeitsweisen zu managen.

Welche Methoden gibt es?

Es gibt unzählige Möglichkeiten Ihre Zeit- und Arbeitsplanung besser zu koordinieren. Viele der Verfahren sowie Nützliches zu deren Wirkweisen können Sie in einem Seminar rund um das Thema Zeitmanagement ausprobieren und erlernen. Beispielhaft können Sie die nachfolgend genannten Methoden für sich austesten. So erhalten Sie einen besseren Einblick in die Materie.

  • Die Eisenhower-Matrix

    2
     Sehr wichtig, aber nicht sehr dringend 

    1
    Sehr wichtig & sehr dringend

    4
    Nicht wichtig & nicht dringend

    3
     Sehr dringend, aber nicht wichtig 

    Angeblich hat Eisenhower mittels dieser Darstellung den Überblick über seine vorliegenden Aufgaben behalten. Das können Sie sich auch zu Eigen machen: In die dargestellte Tabelle teilen Sie Ihre offenen To-Dos ein. So sehen Sie auf einen Blick, was Sie zuerst erledigen sollten und was Sie liegen lassen oder gar delegieren können.
  • Manchmal muss es Druck sein
    Jeder hat diese Tage, an denen einfach nichts funktioniert. Egal, wie lange Sie vor Ihrem Bildschirm sitzten: Sie kommen einfach nicht in Ihren Work-Flow. Hier kann Druck helfen! Wenn der Chef – glücklicherweise – eher locker eingestellt ist, müssen Sie das selbst übernehmen. Stellen Sie sich einfach einen Timer. Mit der so gesetzten Deadline sollten Sie schnell einen Einstieg finden.
    Eine Abwandlung der Methode kann dabei helfen Vorgenommenes überhaupt erst anzugehen: die 72-Stunden-Regel. Innerhalb dieser Zeitspanne müssen Sie mit dem, was Sie sich vorgenommen haben, beginnen. Danach sinken die Chancen, dass Sie noch starten, auf 1 %.
  • Eins nach dem Anderen
    Schließen Sie jede begonnene Aufgabe ab, bevor Sie die nächste beginnen. Widmen Sie sich außerdem immer nur einer Tätigkeit. Zehn Dinge gleichzeitig zu erledigen kann nicht funktionieren!
  • Nein sagen
    Und zwar zu Laber-Meetings! Gespräche die Sie nicht weiterbringen und nur von der Arbeit abhalten, sollten Sie absagen.
  • Batching
    Der Sinn dieser Methode liegt darin, dass Sie sich täglich wiederholende Aufgaben zu einem Block zusammenfassen. So beantworten Sie nicht zu zwölf verschiedenen Zeitpunkten Ihre E-Mails, sondern planen eine (halbe) Stunde, in der Sie Ihren Posteingang bearbeiten.
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