Die Online-Bewerbung hat sich in den letzten Jahren mehr und mehr durchgesetzt, sodass mittlerweile nur noch wenige Bewerber ihre Unterlagen klassisch per Post verschicken. In der Regel erfolgt der Versand entweder per E-Mail oder direkt über ein entsprechendes Online-Formular auf der Firmenwebsite.
Auch wenn man denken mag, dass das Bewerben per Mail weniger formell abläuft, gibt es doch einiges, worauf man in Bezug auf die Inhalte und die Gestaltung achten muss. Welche Fehler bei der Erstellung sollte man also auf jeden Fall vermeiden, und in welchem Datei-Format sendet man idealerweise seine Bewerbungsunterlagen an den potenziell neuen Arbeitgeber?
Mittlerweile gehen bereits um die 90 Prozent aller Bewerbungen online ein – und es ist zu erwarten, dass dieser Trend sich auch in Zukunft immer weiter fortsetzt. In einigen Jahren könnte die Bewerbung per Post dementsprechend gänzlich ausgestorben sein.
Für mehr als die Hälfte der Bewerbungen werden Online-Formulare und Apps benutzt, wobei Apps – von den Unternehmen selbst oder von Jobportalen – noch einen sehr kleinen Anteil ausmachen. Diese Varianten benötigen oft wenig kreativen Einsatz, zumindest was die Ausgestaltung angeht. Die Bewerbung per E-Mail und per Post haben hingegen gemeinsam, dass die Aufbereitung der einzelnen Dokumente immer noch ausschließlich beim Bewerber selbst liegt. Um mit der Übersichtlichkeit vereinheitlichter Formulare mithalten zu können, greifen immer mehr Menschen zu grafisch ausgearbeiteten und strukturierten Vorlagen für die Bewerbung.
Weder inhaltlich noch formal unterscheidet sich die Bewerbung per E-Mail groß von der postalischen. Dazu gehören nämlich die gleichen Bestandteile wie zu der klassischen schriftlichen Bewerbung: Das Anschreiben, gegebenenfalls ein Deckblatt, der Lebenslauf (auch Curriculum Vitae oder einfach nur kurz CV genannt), sowie die zusätzlich vom Unternehmen geforderten Anlagen wie beispielsweise ein aktuelles Arbeitszeugnis, ein Empfehlungsschreiben des letzten Arbeitgebers oder auch Informationen zu den bislang absolvierten Fort- und Weiterbildungen – nur eben als PDF. Auch was das Formale angeht, gibt es effektiv keine nennenswerten Abweichungen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie zusätzlich zum ausführlichen Anschreiben im Anhang einen kurzen Text in der Mail selbst formulieren, in dem Sie unter anderem auf die im Anhang befindlichen Bewerbungsdokumente hinweisen.
Der Anhang Ihrer E-Mail muss alle wichtigen Bestandteile einer Bewerbung enthalten. Die Unterlagen hängen Sie als PDF-Datei an. Es gibt zahlreiche kostenlose Programme zur Erstellung von PDF-Dateien, die Sie sich aus dem Internet herunterladen können. Mit diesen Programmen kann man in der Regel sowohl mehrere Dokumente zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen, als auch aus einem einzelnen Dokument ein entsprechendes PDF erstellen. Zudem lassen sich in der Regel auch Dokumente aus den jeweiligen Textverarbeitungsprogrammen heraus direkt im PDF-Format speichern. Das gilt unter anderem für Word, den OpenOffice Writer oder den LibreOffice Writer. Der Anhang sollte zum Schluss eine Größe von 10 bis 20 MB nicht überschreiten, damit die Mail auch problemlos verschickt wird. Die Dateigröße ist jedoch eher auf der Versenderseite relevant, weniger auf der Seite der Empfänger, da für die meisten Unternehmen dank der Nutzung von entsprechenden Mailservern Obergrenzen beim Empfangen und Versenden weitestgehend entfallen. Wer dennoch Schwierigkeiten beim Versand seiner Bewerbung hat, kann im Internet eine Bandbreite an kostenlosen Diensten zum Komprimieren seiner Dateien finden.
Die meisten Personaler präferieren ein zusammengefasstes PDF-Dokument, in dem alle wichtigen Anhänge in einer sinnvollen Reihenfolge enthalten sind. Dementsprechend sollten Sie sowohl das Bewerbungsanschreiben, als auch den Lebenslauf und das letzte Zeugnis (Schul- oder Ausbildungszeugnis und ggf. Arbeitszeugnis) in genau dieser Reihenfolge in einer Datei bündeln. Falls vom Unternehmen gewünscht, können danach noch Scans von Fortbildungsnachweisen, des Führungszeugnisses, von Arbeitsproben und sonstigen Referenzen angefügt werden. Da bei Anschreiben und Lebenslauf standardmäßig eine Unterschrift erwartet wird, sollten Sie diese Dokumente entweder ausdrucken und unterschrieben einscannen oder besser Ihre Signatur nachträglich in dem PDF-Programm einfügen. Im Adobe PDF Reader lässt sich eine Unterschrift unter dem Menüpunkt „Signieren“ einfügen. Ebenso kann man die Dokumente mit einer qualitativ angemessenen Bilddatei der Unterschrift versehen. Dafür unterschreibt man beispielsweise auf einem weißen Blatt Papier mit einem blauen Kugelschreiber oder Füller, scannt dieses (oder fotografiert es mit einer guten Kamera ab) und speichert sich den passenden Ausschnitt als JPG- oder PNG-Datei ab. Gegebenenfalls kann man selbst mit der simplen Bearbeitungsfunktion der Windows Fotos App die Belichtung und den Kontrast verändern, damit die Schrift klar erkennbar ist und der Hintergrund möglichst weiß. Die fertige Datei kann man dann an gegebener Stelle im Testdokument hinter dem Text einfügen, um keine Zeichen mit einem weißen Rand zu verdecken.
Auch die formalen Anforderungen einer E-Mail-Bewerbung entsprechen überwiegend denen einer physischen Bewerbungsmappe. E-Mail-Bewerbungen sollten daher nicht zu lässig daherkommen, sondern stets professionell und seriös geschrieben werden. Sie sollten Ihren Ansprechpartner weder duzen, noch sollten Sie dazu übergehen, aus Gewohnheit im E-Mail-Text plötzlich alles klein zu schreiben. Der E-Mail-Text selbst sollte möglichst prägnant formuliert sein, da er nur als Einleitung dient, um auf die Anlagen hinzuweisen. Er sollte aber gleichzeitig nicht abgehackt wirken. Es reicht nicht, auf das in E-Mails gerne verwendete „Details siehe Anhang“ zurückzugreifen. Auch hier gehört sich eine respektvolle Anrede (Sehr geehrte/r…) und eine Grußformel mit vollem Namen (Mit freundlichen Grüßen, Marie Mustermann). Dazwischen kann man noch einmal wiederholen, worauf man sich bewirbt und weist dann auf die anhängenden Dokumente hin und darauf, dass man bei Rückfragen zur Verfügung steht.
Darüber hinaus sollten Sie selbstverständlich eine seriöse E-Mail-Adresse verwenden, zum Beispiel nach dem Schema: Vorname.Nachname@provider.de. Vergessen Sie nicht, den Betreff der E-Mail so auszufüllen, dass der Zweck Ihrer E-Mail direkt erkennbar und leicht zuzuordnen ist. Schreiben Sie also nicht nur das Schlagwort „Bewerbung“ in die Betreffzeile, sondern auch die Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle und, falls vorhanden, die Kennziffer der Stellenausschreibung nach dem Prinzip „Bewerbung als Chemielaborantin, Kennziffer XYZ-123“. Das macht es dem verantwortlichen Personaler nämlich deutlich einfacher, Ihre E-Mail direkt zuzuordnen. Ebenso sollten die Anhänge sinnvolle Dateinamen bekommen, beispielsweise „Marie Mustermann_Bewerbung Chemielaborantin.pdf“ und – falls separat angehangen – „Marie Mustermann_Zeugnisse - Zertifikate.pdf“.
Jetzt verfügen Sie über das erforderliche Know-how, um zukünftig Ihre Bewerbungen ohne Probleme per E-Mail versenden zu können. Das erspart Ihnen nicht nur viel Stress, sondern auch gewisse Kosten, die mit einer postalischen Bewerbung verbunden sind. Doch beachten Sie bitte, dass es trotzdem noch immer einige Firmen gibt, die die Bewerbungen lieber auf dem postalischen Wege erhalten möchten. Machen Sie sich deshalb unbedingt vorher schlau, welche Form der Bewerbung von Ihrem potentiellen neuen Arbeitgeber erwünscht ist. Informationen hierzu finden Sie in der Regel direkt in der Stellenanzeige oder auf der Website der Firma. Notfalls lohnt es sich, im Unternehmen anzurufen und zu erfragen, welche Form der Bewerbung erwünscht ist. Gleiches gilt dafür, den richtigen Ansprechpartner und die entsprechenden Kontaktdaten zu bekommen.
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