Aufgrund ständig wechselnder Kontaktbeschränkungen und auch zur Minimierung des personellen Aufwands werden mittlerweile in zahlreichen Unternehmen mehr und mehr Video- oder Telefoninterviews durchgeführt. Auf diesem Wege können sich die verantwortlichen Personaler ein genaueres Bild von den Bewerbern machen, ohne dass diese persönlich vor Ort sein müssen.

Auch für den Bewerber hat das seine Vorteile – die Anfahrt zum Unternehmen entfällt und man kann sich entspannter auf das Gespräch einstellen. Vielleicht ist man in der gewohnten Umgebung des eigenen Wohn- oder Arbeitszimmers auch weniger aufgeregt. Allerdings birgt ein solches Interview auf Distanz gewisse Stolpersteine, die bei mangelnder Vorbereitung schnell dazu führen können, dass sich das Unternehmen für einen anderen Kandidaten entscheidet. Wie bereitet man sich also auf einen Videocall oder ein Telefonat mit dem potenziellen neuen Arbeitgeber vor?  

Unternehmen wollen Kosten sparen

Wie so oft haben Unternehmen in einer schwierigen Phase die Erfahrung gewonnen, dass sich diverse Prozesse vereinfachen und somit Kosten einsparen lassen – so auch in der Personalbeschaffung. Ohne die physische Anwesenheit des Bewerbers in den Räumlichkeiten des Unternehmens entfallen einige Kosten und die Arbeitszeit der involvierten Mitarbeiter wird ebenso geschont. Der Faktor Arbeitszeit ist hierbei nicht zu unterschätzen, da sich im Vorstellungsgespräch oft schon in den ersten Minuten herausstellt, dass der Bewerber ungeeignet ist. Aufgrund der aktuellen Pandemielage nutzen mittlerweile selbst kleine Betriebe die Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation, um Kandidaten ohne große Einschränkungen kennenlernen zu können.

Die Einladung zum Telefoninterview

Wenn Ihre Bewerbung die erste Hürde genommen und Lust auf ein näheres Kennenlernen gemacht hat, erwartet Sie der folgende Ablauf: Sie erhalten einen Brief. Es ist jedoch nicht der große Briefumschlag mit Ihren Bewerbungsunterlagen und auch nicht die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, sondern die Ankündigung eines Telefoninterviews. Alternativ dazu kommt es mittlerweile aber auch immer häufiger vor, dass Sie von dem verantwortlichen Recruiter entweder direkt angerufen oder per E-Mail über die Einladung zum anstehenden Telefon- oder Videointerview informiert werden. Diese Einladung sollte man in jedem Fall bestätigen. Dafür reicht jedoch eine kurze und höfliche Mail.

Ein (Video) Call zur Einschätzung des Bewerbers

Durch ein Telefonat oder einen Video Call möchte man vorab einschätzen, wie Ihre grundsätzliche Eignung für die ausgeschriebene Stelle ist und ob Sie auch wirklich Interesse haben. Zum Teil übergeben Unternehmen diese Vorgespräche auch an externe Headhunter oder Personalberater. Der Vorteil dabei ist, dass die Firmen dann nur noch eine kleine Auswahl an seriösen Bewerbern prüfen müssen. Das spart bestenfalls eine Menge Ressourcen.

Wer es durch diese ersten Hürden schafft und einen guten Eindruck macht, der wird in der Regel zu einem persönlichen Treffen eingeladen. Das kann ein weiteres Vorstellungsgespräch sein, ein Assessment Center oder auch Probearbeiten.

Die richtige Vorbereitung auf ein Telefoninterview

Bei unangemeldeten Telefonaten dürfen Sie ruhig um einen späteren Rückruf bitten, wenn Sie sich in Ihrer momentanen Situation nicht voll konzentrieren können. Auf ein vereinbartes Telefonat sollten Sie sich hingegen so gut es geht vorbereiten und eine Verschiebung nach Möglichkeit vermeiden:

• Sorgen Sie dafür, dass Sie in einem ruhigen Raum allein und ungestört telefonieren können. Bitten Sie Familienmitglieder oder Mitbewohner gegebenenfalls darum, in der Zeit keine laute Musik zu hören oder lärmende Hausarbeit zu verschieben.
• Sorgen Sie für einen vollen Akku. Das gilt gleichermaßen für Ihr Handy oder Haustelefon wie auch für einen Laptop.
• Legen Sie die Stellenausschreibung, Ihre Bewerbungsunterlagen und Informationen über das Unternehmen direkt vor sich.
• Bereiten Sie Notizen vor, um zum Beispiel Lücken in Ihrem Lebenslauf besser erläutern zu können.
• Legen Sie sich einen Notizblock samt Stift bereit. Schreiben Sie hier den Namen des Ansprechpartners auf, um ihn direkt richtig ansprechen zu können.
• Eine gründliche Internetrecherche hilft, zusätzliche Informationen über Ihren Ansprechpartner und das Unternehmen zu finden.
• Schreiben Sie im Vorhinein Ihre Fragen zur ausgeschriebenen Stelle oder zum Unternehmen auf. So zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich ausführlich informiert haben.

Zeigen Sie Ihre Kommunikationsfähigkeit

• Lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden.
• Auch wenn lange Gesprächspausen zu vermeiden sind, sollte man sich von kurzer Stille nicht aus der Ruhe bringen lassen. Etwas Bedenkzeit ist vor der Beantwortung einer Frage vollkommen in Ordnung, solange man es nicht übertreibt.
• Bedenken Sie, dass vor allem beim Telefonat visuelle Signale wie Mimik oder Kopfschütteln fehlen. Artikulieren Sie sich also deutlich, in einem angemessenen Tempo und in einer passenden Lautstärke. Beantworten Sie Fragen direkt, ohne Floskeln und zeigen Sie sich verbindlich.
• Achten Sie dennoch auch auf Ihre Haltung beim Telefonieren: Sitzen Sie aufrecht, gerade und lächeln Sie. Das spiegelt sich in Ihrer Stimme wieder.
• Verzichten Sie nach Möglichkeit auf die Lautsprecherfunktion, da die Qualität häufig darunter leidet.
• Überlassen Sie es Ihrem Interviewpartner, das Gehalt und die Urlaubstage anzusprechen.
• Bedanken Sie sich am Ende des Gesprächs höflich und verzichten Sie auf Fragen wie „Wie hat Ihnen das Gespräch gefallen“ oder „Wann kann ich denn mit einer Entscheidung rechnen?“.
• Notieren Sie sich die wichtigsten Fakten und bereiten Sie das Gespräch nach.

Wie auch beim Vorstellungsgespräch vor Ort, erhalten Sie bei einem Telefoninterview üblicherweise kein Feedback darüber, inwieweit Sie für die Stelle infrage kommen. Es bietet Ihnen jedoch einen Anlass, nochmals Kontakt zum Unternehmen aufzunehmen. An das Telefoninterview anknüpfend können Sie sich beispielsweise per E-Mail für das Gespräch bedanken und eventuell aus Ihrer Sicht besonders interessante Aspekte (nicht zu ausschweifend) aufgreifen. Das kommt bei vielen Personalern sehr gut an, da Sie so Ihr Interesse nochmals unter Beweis stellen.

Die Besonderheiten des Vorstellungsgesprächs per Videochat

Zu allererst müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre technische Ausrüstung auf dem neusten Stand ist. Installieren Sie sämtliche Updates für das Betriebssystem, Ihren Browser, für die Treiber der Webcam und natürlich auch für die Videochat-Software wie beispielsweise Skype oder Discord schon im Vorhinein. Im Browser ausgeführte Programme wie Google Meet oder Jitsi benötigen an sich keine besondere Vorbereitung. Es empfiehlt sich aber vorab zu prüfen, ob man den Link in seinem Standard-Browser öffnen kann. Gegebenenfalls muss man einen anderen Browser als Ausweichmöglichkeit installieren. Die Updates für Betriebssystem, Browser und Treiber sind aber auch hier wichtig. Stellen Sie sicher, dass die Tonqualität Ihres Mikrofons ausreichend ist. Prüfen Sie dabei, ob zum Beispiel das integrierte Mikro Ihres Laptops ausreicht oder Sie lieber noch mal ein zusätzliches Aufnahmegerät oder ein Headset besorgen sollten.

Es kann nicht schaden, wenn Sie vor dem tatsächlichen Interview einen kurzen Testlauf machen, um zu überprüfen, ob alles reibungslos funktioniert. Vereinbaren Sie dazu zum Beispiel einen Videoanruf mit einem Freund. Sobald Sie sicher sind, dass die Technik uneingeschränkt funktioniert, geht es im nächsten Schritt um den Ort, an dem der Videochat stattfinden soll und um Sie selbst.

Achten Sie darauf, dass im Hintergrund keine störenden oder unpassenden Gegenstände zu sehen sind, da Personaler während des Gespräches sehr wohl auf kleine Details achten. Wenn möglich setzen Sie sich vor eine nicht zu stark dekorierte Wand. Wenn keine freie Wand vorhanden ist, kann ein aufgeräumtes Bücherregal auch eine Option sein, sollte aber die Aufmerksamkeit nicht zu stark auf sich ziehen.

Sobald Sie mit der Umgebung zufrieden sind, geht es an die Wahl des passenden Outfits – denn auch wenn Sie auf Ihrem gemütlichen Sofa sitzen, sollten Sie trotzdem professionell gekleidet sein. Tragen Sie für den Videochat am besten das, was Sie auch bei einem Bewerbungsgespräch vor Ort anziehen würden, zum Beispiel einen Anzug oder einen Blazer beziehungsweise ein Sakko samt Bluse oder Hemd. So machen Sie im anstehenden Bewerbungsgespräch auch per Videochat den perfekten Eindruck.