Eine korrekte Buchhaltung bzw. Rechnungsstellung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben ist grundlegend, denn nur bei einer fehlerfreien Dokumentation der erwirtschafteten Umsätze, gibt es mit dem Finanzamt bei der Steuererklärung keine Schwierigkeiten. Aber auch die Rechnungsempfänger erwarten fehlerfreie Rechnungen, um ihrerseits Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Dabei gibt es viele Sonderfälle zu beachten, z.B. bei Rechnungen ins Ausland oder für Kleingewerbetreibende ohne Umsatzsteuerpflicht. Gerade Existenzgründer stehen häufig vor der Frage: Welche Angaben gehören zwingend auf eine Rechnung? Ist eine Buchhaltungssoftware unbedingt notwendig, oder lassen sich Rechnungen auch in Word oder Excel rechtssicher schreiben? Wie müssen Rechnungen für das Finanzamt dokumentiert bzw. archiviert werden?
Es gibt einige Pflichtangaben, die bei umsatzsteuerpflichtigen Regelunternehmern auf jeden Fall auf einer Rechnung stehen müssen:
Wer unsicher ist, kann online auf eine kostenlose Rechnungsvorlage zurückgreifen.
Wer als Selbständiger im vergangenen Jahr einen Umsatz von weniger als 22.000 € erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € Umsatz erreichen wird (Stand jeweils 2023), der kann auf Wunsch die Kleinunternehmerreglung anwenden und stellt somit Kleinunternehmerrechnungen aus, d.h. ohne das auf seine Leistungen Umsatzsteuer anfällt. Davon abgesehen muss ein solcher Kleinunternehmer die Rechnungspflichtangaben ebenso beachten wie umsatzsteuerpflichtige Selbstständige. Das heißt, nicht umsatzsteuerpflichtige Kleinunternehmer müssen in ihre Rechnungen folgende Pflichtangaben aufnehmen:
Ein von der Umsatzsteuer befreiter Kleinunternehmer sollte auf seinen Rechnungen unbedingt auf die Steuerbefreiung hinweisen. Nicht nur, weil dies den gesetzlichen Vorgaben einer korrekten Rechnung entspricht, sondern der Rechnungsempfänger wird sonst den fehlenden Umsatzsteuerausweis als möglicherweise fehlerhaft interpretieren, was zu unnötigen Nachfragen, Zahlungsverzögerungen und der Anforderung einer korrigierten Rechnung führen kann. Auch der Rechnungsempfänger möchte bei seinem Finanzamt korrekt ausgestellte Rechnungen einreichen, um Probleme zu vermeiden.
Für Lieferungen bzw. Dienstleistungen, die nach dem 01.01.2017 getätigt wurden, ist die Grenze für Kleinbetragsrechnungen von 150 € auf 250 € angehoben worden. Für Rechnungen, deren Brutto-Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gelten somit vereinfachte Bedingungen. Diese Regelungen gelten nur bei Rechnungsstellungen im Inland, nicht im Ausland. In Deutschland reichen folgende Angaben für eine Kleinbetragsrechnung:
Der Leistungsempfänger muss nicht angegeben werden, ebenso wenig wie die Steuernummer bzw. USt-IdNr. und eine Rechnungsnummer (ist aber erlaubt). Es ist für die Pflichtangaben nicht von Bedeutung, ob es sich um eine Leistung an eine Privatperson oder an ein anderes Unternehmen handelt.
Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen dürfen nicht angewendet werden bei:
Grundsätzlich sind auf einer Rechnung ins EU-Ausland die schon genannten Pflichtangaben ebenso zu beachten, wie bei einer Rechnungsstellung im Inland, aber mit den folgenden Besonderheiten:
Dies ist ein Verfahren bei Lieferungen innerhalb der EU, bei dem der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abführt. Der Leistungserbringer muss keine Umsatzsteuer in seiner Rechnung ausweisen und schuldet sie auch nicht dem Finanzamt. Falls der Leistungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist, dann kann dieser die angefallene Steuerschuld direkt wieder als Vorsteuer geltend machen, was eine erhebliche Vereinfachung darstellt. Das Reverse-Charge-Verfahren gilt nur für B2B-Geschäfte, also wenn es sich bei beiden Beteiligten um Unternehmer handelt.
Beispiel:
Ein deutsches Unternehmen liefert Waren an ein österreichisches Unternehmen. Das deutsche Unternehmen ist damit der Leistungserbringer. Das österreichische Unternehmen ist der Leistungsempfänger. Durch das Reverse-Charge-Verfahren, also der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, schuldet das österreichische Unternehmen die Umsatzsteuer dem österreichischen Finanzamt. Das deutsche Unternehmen dagegen, muss die Umsatzsteuer nicht in seiner Rechnung ausweisen und schuldet sie auch nicht dem deutschen Finanzamt. Das österreichische Unternehmen kann die angefallene Umsatzsteuer über den Vorsteuerabzug direkt wieder geltend machen.
Durch die Verlagerung der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger trägt das Reverse-Charge-Verfahren dazu bei, die Steuerverwaltung bei Lieferungen innerhalb der EU deutlich zu vereinfachen und grenzübergreifende Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Auch den Unternehmen wird durch das Reverse-Charge-Verfahren die Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften wesentlich erleichtert und der Verwaltungsaufwand reduziert.
Um das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden, müssen Leistungserbringer und Leistungsempfänger bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die Lieferung muss der Umsatzsteuer unterliegen, innerhalb der EU erbracht werden und beide Beteiligten müssen Unternehmer sein.
Geht die Lieferung an eine Privatperson im EU-Ausland, dann bleibt der Leistungsort steuerlich gesehen in Deutschland, und die Umsatzsteuer muss so wie üblich an das deutsche Finanzamt abführt werden.
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen für alle Leistungen ins EU-Ausland, in denen das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung findet, regelmäßig eine Zusammenfassende Meldung (ZM) einreichen, z.B. über ElsterOnline, dem Steuerportal der Finanzbehörden.
Auf Rechnungen in Drittländer außerhalb der Europäischen Union wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, da die Leistungen in Deutschland nicht steuerbar sind, zumindest wenn es sich um Geschäfte zwischen Unternehmern handelt. Stattdessen erfolgt in der Regel eine Steuerschuldumkehr auf den Empfänger. Eine einheitliche Rechtsgrundlage gibt es aber nicht, da die Steuersysteme der einzelnen Länder sich voneinander unterscheiden. In vielen Ländern greifen ähnliche Vorschriften wie im EU-Ausland (Reverse-Charge-Verfahren). Verallgemeinern lassen sich diese Informationen jedoch nicht, da jedes Land eigene Regelungen hat, die im Einzelfall in Erfahrung gebracht werden müssen. Unterstützung bei solchen Fragen bieten beispielsweise die Deutschen Auslandshandelskammern.
Auch bei Rechnungen in Drittländer, sind die im Inland typischen Pflichtangaben notwendig, wobei aber folgende Besonderheiten beachtet werden müssen:
Prüfen Sie unbedingt die Regelungen des Empfängerlandes für eine Ausfuhrlieferung. Für eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung benötigen Sie einen Ausfuhrnachweis, den Sie entweder vom Zoll oder von der ausliefernden Spedition erhalten.
Geht die Lieferung an eine Privatperson im Ausland, dann bleibt der steuerliche Leistungsort in Deutschland, und die Umsatzsteuer muss wie üblich vom Leistungserbringer über die Umsatzsteuervoranmeldung abführt werden.
Für private Verkäufer besteht keine generelle Pflicht eine Rechnung zu schreiben. Der Käufer kann dies jedoch verlangen, was vor allem bei hochpreisigen Objekten wie Autos häufig der Fall ist. Auf eine Privatrechnung gehören folgende Angaben:
Umsatzsteuer wird auf privaten Rechnungen nicht ausgewiesen.
Alle Selbstständigen, egal ob umsatzsteuerpflichtig oder davon befreite Kleinunternehmer, haben die Pflicht eine Rechnung bis zu 10 Jahre nach deren Ausstellung aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Dies gilt für selbst ausgestellte Rechnungen (Ausgangsrechnungen) ebenso wie für Rechnungen, die man von anderen Unternehmen erhalten hat (Eingangsrechnungen). Die 10-jährige Archivierungspflicht gilt übrigens außer für Rechnungen auch für Buchungsbelege, Kontoauszüge sowie für Eröffnungsbilanzen & Jahresabschlüsse.
Eine digitale Rechnungsstellung ist ebenso erlaubt wie die digitale Archivierung, sofern in beiden Fällen eine ordnungsgemäße, GoBD-konforme Buchführung sichergestellt ist. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Rechnungen, die mit Word oder Excel erstellt und dann normal im Dateisystem eines Computers abgelegt werden, sind leicht veränderbar und nicht revisionssicher und erfüllen daher nicht die Anforderungen an eine GoBD-Konformität. Um diese sicherzustellen, sollte ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem oder eine vergleichbare Online-Archivierung eingesetzt werden. Alternativ können Sie auch gleich ein Buchhaltungsprogramm verwenden, das Veränderungen an Rechnungen dokumentiert und somit die GoBD-Grundsätze erfüllt.
Wer als Selbständiger – egal ob Freiberufler, Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtig, eine Leistung für ein anderes Unternehmen erbringt, der ist in der Regel verpflichtet innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen. Falls dieser Zeitrahmen nicht eingehalten wird, dann stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Das gilt allerdings nur für gewerbliche Leistungen gegenüber Unternehmen. Handelt es sich bei dem Leistungsempfänger um eine Privatperson, dann gibt es bis auf wenige Ausnahmen (vor allem dem Verkauf von Grundstücken an Privatpersonen) keine Frist für eine Rechnungsstellung.
Die Rechnung auf Papier war sehr lange Zeit der Normalfall. Inzwischen hat sich die per E-Mail versendete digitale Rechnung, die meist als PDF verschickt wird, als Regelfall durchgesetzt. Um etwas völlig anderes handelt es sich jedoch bei der E-Rechnung. Diese darf nicht verwechselt werden mit einer per E-Mail versendeten Rechnung, die z.B. im PDF-Format vorliegt. Auch bei der digital vorliegenden PDF-Rechnung, handelt es sich um eine "bildhaft repräsentierte Rechnung", die keine automatisierte, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Anders ist dies bei der E-Rechnung, die rein elektronisch, als nicht bildhafte Rechnung in einem ohne spezielle Programme nicht lesbaren digitalen Datenformat vorliegt und automatisch elektronisch verarbeitet werden kann.
Die E-Rechnung wurde entsprechend einer Richtlinie der EU europaweit eingeführt, speziell um die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber zu standardisieren und eine automatisierte, rein elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. In Deutschland hat sich als konkretes Austauschformat für E-Rechnungen die Norm XRechnung weitgehend durchgesetzt. Bereits seit November 2020 sind Rechnungssteller dazu verpflichtet, Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes als E-Rechnung abzurechnen. Von Seiten der Politik ist jedoch geplant, E-Rechnungen in den nächsten Jahren zunehmend auch im B2B-Bereich verpflichtend zu machen, verbunden mit einem Meldesystem, vor allem um Steuerbetrug zu bekämpfen. D.h. über kurz oder lang wird sich die E-Rechnung absehbar nicht nur im öffentlichen Bereich vollständig durchsetzen, sondern auch im Bereich B2B.
Rechnungen gesetzeskonform schreiben, ist nicht immer so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheint. Es ist ein Unterschied, ob der Empfänger im Inland, EU-Ausland oder einem Drittland sitzt, ob es sich um ein Unternehmen oder einen Verbraucher handelt, ob Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuerpflicht geschrieben werden müssen, ob es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt oder nicht – es gibt zahlreiche mögliche Kombinationen. Vieles lässt sich mit modernen Rechnungsprogrammen automatisch erledigen. Im Zweifelsfall, bzw. bei komplizierteren Fällen, ist es oftmals ratsam, einen Steuerberater hinzuzuziehen.
Jobsuche planen und durchführen. 7 Schritte zur neuen Arbeitsstelle!
Bestandteile einer schriftlichen Bewerbung
Gehalt richtig verhandeln: So geht’s
Das Arbeitszeugnis - seine zulässigen Inhalte und die geheimen Codes
Strategien für Ihre Karriereplanung